Benimm-Regeln gelten auch für die Kommunikation via E-Mail (Bild: Reimer/Fotolia)

Während der Theateraufführung telefoniert man nicht mit dem Handy. Beim Essen spricht man nicht mit vollem Mund. Als Jüngerer bietet man älteren Menschen einen Sitzplatz an. Auch wenn (leider) nicht alle diese Benimm-Regeln befolgen, so kennt sie doch fast jeder.

Was nicht alle wissen, ist, dass es beim Schreiben von E-Mails ebenfalls einige Punkte zu beachten gilt. Dabei werden in diesem Jahr schätzungsweise allein in Deutschland 504,4 Milliarden elektronische Nachrichten verschickt.

Die E-Mail ist nach wie vor das beliebteste Kommunikationsmittel im Web. Studien zufolge senden oder empfangen vier von fünf Deutsche (78 Prozent) Mails. Besonders in der Geschäftswelt sind E-Mails nicht wegzudenken – im Bundeschnitt gehen täglich 18 Nachrichten in geschäftlich genutzten Postfächern ein. Hier gilt umso mehr: Auf die Form achten.

Die Betreffzeile sollte stets ausgefüllt werden. Dem Leser erleichtern Sie dadurch das Einordnen der E-Mail, beispielsweise in einen extra angelegten Ordner. Schreiben Sie einen kurzen, prägnanten Betreff, der deutlich macht, worum es geht. Endlossätze sind ebenso unangebracht wie inhaltsleere Formulierungen („Entwurf“). Verzichten Sie auch darauf, der E-Mail eine Priorität wie „wichtig“ oder „hoch“ zu geben, wenn dies nicht zwingend erforderlich ist.

Smileys und Versalien

Bei erstmaliger Korrespondenz gebietet es die Höflichkeit, den Empfänger nicht einfach mit „Hallo“ oder „Hi“ anzureden. Auch auf Smileys sollten Sie verzichten. Bei Businesskontakten ist es zudem ratsam, am Ende der E-Mail eine vollständige Signatur aufzuführen. Ein No-Go sind in der Online-Welt zudem Versalien. Egal ob einzelne Worte oder komplette Sätze – durchgängige Großschreibung kommt einem virtuellen „Schreien“ gleich. Eine E-Mail ist zwar schnell getippt, nehmen Sie sich aber trotzdem vor dem Abschicken die nötige Zeit, um auf Rechtschreibung und Zeichensetzung zu achten.

Nach dem Urlaub oder vor wichtigen Veranstaltungen möchte man den E-Mail-Ordner vor lauter Anfragen am liebsten wieder schließen. Bringen Sie Ordnung ins Postfach. Als Faustregel gilt: E-Mails, die innerhalb von fünf bis zehn Minuten zu beantworten sind, sollte man gleich bearbeiten. Newsletter und Rundschreiben können in separate Ordner abgelegt werden. Generell sollten E-Mails nicht länger als einen Arbeitstag unbeantwortet bleiben. Benötigt man mehr Zeit, langt eine kurze Nachricht an den Empfänger, wann das Schreiben bearbeitet wird. Nach dem Urlaub und mit einer entsprechenden Abwesenheitsnotiz ist es jedoch allgemein akzeptiert, nicht gleich am ersten Arbeitstag alle Anfragen zu beantworten.

Wut-Mails und Scherzbolde

Meinungsverschiedenheiten sind am Arbeitsplatz nicht immer vermeidbar. Sie sollten jedoch nicht über das Ziel hinausschießen und eine Nachricht verfassen, die Sie nach dem Druck auf den Sende-Button möglicherweise wieder bereuen. Vorsicht ist aber nicht nur bei sehr emotionalen Mails geboten, sondern auch beim Umgang mit vermeintlich lustigen Nachrichten. Wer im Kollegenkreis permanent Comics, Scherze & Co.  verbreitet, macht schnell einen unseriösen und vor allem unausgelasteten Eindruck.

Endlose Nachrichten sind ein No-Go. Auch E-Mail-Ping-Pong nervt (Bild: Momius/Fotolia)

 „Entschuldigen Sie, dass ich Ihnen einen langen Brief schreibe, für einen kurzen habe ich keine Zeit.“ Dieses Zitat von Blaise Pascale passt zur heutigen E-Mail-Korrespondenz.

Die wenigsten Personen haben Lust auf eine Never Ending Story. Packen Sie komplexe Sachverhalte deshalb lieber in eine Datei im Anhang oder rufen Sie den Adressaten an – eventuelle Rückfragen können dadurch sofort geklärt werden.

Hinzu kommt, dass E-Mail-Ping-Pong den oder die „CC“-Empfänger schnell nervt. Überlegen Sie sich also genau, wen Sie auf Ihren Verteiler nehmen – und wen nicht. Im Zweifelsfall informieren Sie die entsprechenden Kollegen lieber in einer separaten Nachricht über die wichtigsten Ergebnisse der vorausgegangenen Korrespondenz. Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Geschäftspartner versenden, sollten übrigens deren Adressen nicht sichtbar sein („Blindkopie“).

Last but not least sollten Sie vor dem Versand unbedingt auch die eingegebene Adresse prüfen. Ein kleiner Buchstabendreher genügt nämlich und schon nimmt die E-Mail einen anderen Weg, als Sie eigentlich geplant hatten. Tipp: Tragen Sie die richtige Adresse zur Sicherheit am Schluss ein. So verhindern Sie, dass versehentlich halbfertige Nachrichten verschicken werden – oder peinliche Fotos im Postfach Ihres Chefs landen.