Übervolles E-Mail-Postfach nach dem Urlaub: was tun? (Bild: Jonathan Stutz/Fotolia.com)
Die drei Wochen Sommerurlaub sind wie im Flug vergangen. Zu Hause warten auf die Heimkehrer neben einer kleinen Anzahl Briefe auch jede Menge unbeantwortete E-Mails im elektronischen Postfach. Oft ist es schwierig, bei der Vielzahl an Nachrichten den Überblick zu behalten. Wie also lassen sich die Mails möglichst schnell abarbeiten?
Eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten
Hilfreich ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung, die Bekannten und Kollegen signalisiert, in welchem Zeitraum man nicht erreichbar ist und wer in dringenden Fällen aushelfen kann. In der Nachricht lässt sich außerdem der Hinweis unterbringen, dass auf wichtige Termine nach der Rückkehr erneut hingewiesen werden sollte, damit sie in der Flut nicht untergehen. Wie die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz funktioniert, wird auf den GMX Hilfe-Seiten ausführlich dargestellt. Wichtig: Die Benachrichtigung sollte keine Wohnanschrift enthalten. Sonst könnten sich auf diese Weise Einbrecher über leer stehende Wohnungen oder Häuser informieren.
Newsletter und Google Alerts enthalten oft wichtige, interessante oder kuriose Informationen. Während einer längeren Abwesenheit belasten solche Nachrichten das Postfach jedoch zusätzlich. Ratsam ist es daher, Filterregeln einzurichten, um solche E-Mails automatisch in den richtigen Ordner zu sortieren. Beim ersten Sichten sind so bereits viele der neuen Nachrichten geordnet und können sukzessive bearbeitet werden.
Filterregeln organisieren
- Absender: E-Mails wichtiger Ansprechpartner können anhand des Absenders als solche in den Ordner „wichtig“ übertragen werden. Dasselbe empfiehlt sich für Absender, deren Nachrichten in der Regel keine aktive Handlung des Empfängers erfordern (beispielsweise wöchentliche Newsletter). Diese E-Mails sind im Ordner „Info“ vorerst gut aufgehoben.
- Empfänger im CC/BCC: Dazu gehören auch E-Mails, bei denen der Empfänger nur als CC oder BCC genannt ist.
- Betreff: Auch das Filtern von Nachrichten nach Betreff, beispielseise E-Mails mit dem Wort „Newsletter“ in der Betreffzeile, gestaltet das Postfach übersichtlicher.
Tipp: Für Filterregeln ist es auch nach dem Urlaub keineswegs zu spät. Wer in seinem GMX Konto eine neue Regel anlegt, hat im Anschluss die Möglichkeit, diese zu testen und somit beispielsweise alle Mails eines bestimmten Absenders automatisch in einen entsprechenden Ordner zu verschieben. Weitere Informationen zum Anlegen von Filterregeln finden sich hier.
Organisiert vorgehen
Generell gilt: Das Postfach lässt sich eventuell nicht innerhalb von einer Stunde aufräumen. Daher ist es wichtig bei der Bearbeitung organisiert vorzugehen. Wem die Filterregeln dabei nicht weiterhelfen, der kann auch manuell die einzelnen Mails in spezielle Ordner sortieren.
Wichtig ist außerdem, dass beim ersten Sortieren nicht bei jeder zweiten Mail eine Pause eingelegt wird, um eine schnelle Antwort zu tippen. Besser ist es, zunächst gezielt Nachrichten auszusondern, die ohnehin gelöscht werden oder keine Handlung erfordern. Hat man dann nur noch die E-Mails vorliegen, auf die man wirklich antworten sollte, kann man sich diesen in aller Ruhe widmen.
Tipp: Nach drei Wochen Urlaub hat sich ein Drittel der Nachrichten oft bereits erledigt. Wenn eine E-Mail älteren Datums wirklich wichtig war, so wird sich der Absender wahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben oder sich schon bald nach dem Urlaub erneut melden.
