Wird die E-Mail über ein Programm wie Outlook oder Mozilla Thunderbird verschickt, muss die elektronische Nachricht zunächst zum „Briefkasten“ des Mailproviders gebracht werden. Der Rechner zuhause verbindet sich dafür mit dem sogenannten SMTP-Server (Ausgangsserver) und liefert dort die E-Mail ein. Er ist quasi unser gelber Briefkasten. Dieser Transportweg fehlt, wenn die Nachricht direkt im Browser über die Website des Providers verschickt wird. Der Absender den Brief im übertragenen Sinn also direkt bei der Post abgibt.
Die Suche nach der richtigen IP-Adresse
Liegt die Email auf dem Ausgangsserver, prüft dieser den Bestimmungsort der Nachricht. Besonders wichtig ist dafür die richtige Domainendung hinter dem @-Zeichen, also beispielsweise mustermann@gmx.de, anstatt mustermann@gmx.net. Vergleichbar ist die Domain mit dem Wohnort des Adressaten. Genau wie der Wohnort einer Postleitzahl zugeordnet ist, so hat auch die Domain eine nur ihr zugedachte Zahlen-Adresse (IP-Adresse). Diese ist in einem sogenannten „MX-Eintrag“ auf dem DNS-Server (Domain Name Service) hinterlegt. Sobald die richtige IP-Adresse ermittelt ist, wird die E-Mail zum Server des Providers abgeschickt.
Vom DNS-Server ins Postfach des Empfängers
Wie der Brief nimmt auch die digitale Nachricht nicht immer den kürzesten Weg zum Ziel. Das hängt bei der Briefpost mit dem Standort des Postzentrums zusammen: Verschickt man beispielsweise einen Brief innerhalb derselben Stadt, kann es unter Umständen trotzdem sein, dass der Brief die Stadt verlässt, um das zuständige Verteilzentrum zu erreichen. Bei der E-Mail kommt es darauf an, wie die Kabel verlegt sind, wo Knotenpunkte zu anderen Netzen sind und welche Server wo stehen. Eine E-Mail kann so schnell 5000 Kilometer unterwegs gewesen sein, bevor sie gelesen wird.
Hat die Nachricht schließlich den Server des Mailproviders erreicht, wird sie dem Postfach des Empfängers zugeordnet. Das passiert mit Hilfe des sogenannten „lokalen“ Teils der Mailadresse. So nennt man den vorderen Teil vor dem @-Zeichen (also beispielsweise mmustermann@gmx.net oder m.mustermann@gmx.net).
Existiert die angeschriebene Adresse des Empfängers in der Datenbank des Mail-Providers, wird die Nachricht zugestellt.
Abfrage über Webbrowser oder E-Mail-Client
Um die elektronische Nachricht beim Eingangsserver abzuholen, hat der Empfänger nun zwei Möglichkeiten. Entweder werden die Mails direkt über die Webseite des Mailproviders eingesehen, was dem Abholen eines Briefs aus einem Postfach entspricht. Oder aber der Empfänger lässt die Mails über ein Programm wie Thunderbird und Outlook abrufen. Diese Variante entspricht dem Zustellen eines Briefes durch den Postboten am hauseigenen Briefkasten. Durch den Start von Outlook beispielsweise wird mein Briefkasten geleert und die digitale Nachricht kann mit dem Programm gelesen und bearbeitet werden.
