Wie verfasst man die perfekte Mail? (Bild: Vladislav Kochelaevs/Fotolia.com)
Die E-Mail ist aus unserem Alltag nicht wegzudenken. Vor allem, wenn Sie mit Unternehmen oder Personen außerhalb der eigenen Familie und des Freundeskreises kommunizieren, sollten Sie Grundsätzliches beachten. Schlechte Grammatik, zu viele Rechtschreibfehler oder ungenaues Lesen können Frust bedeuten – für den Sender wie für den Empfänger.
Es ist auch nicht immer notwendig, bei mehreren Personen auf dem Mailverteiler die eigene Antwort wieder in die ganze Runde zu schicken. Folgende Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Ihren Spaß am Mailen zu erhalten:
1. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff. Der Empfänger Ihrer Mail sollte sofort wissen, worum es geht. Bemühen Sie sich daher, das Thema oder den Inhalt Ihrer Nachricht kurz zusammenzufassen. Benken Sie, dass Sie sich damit unter Umständen aus einer großen Fülle weiterer Mails im Postfach des Empfängers abheben müssen.
2. Wählen Sie die passende Anrede. „Hey Chef” stellt womöglich nicht bei jedem Vorgesetzen die passende Anrede dar. Während Sie bei Mails an die Familie oder an Freunde eine formlose oder saloppe Ansprache wählen können, sollten Sie bei Vorgesetzten oder bei Mails an Unternehmen höflich und förmlich bleiben: „Sehr geehrte Frau Meyer” „Sehr geehrter Herr Klein” oder – ganz allgemein – „Sehr geehrte Damen und Herren”.
3. Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung. Versalien werden im Internet als Schreien gewertet. Außerdem sind Sie schlecht zu lesen. Verfassen Sie daher eine Mail genauso wie einen Brief. Achten Sie dabei auch auf korrekte Rechtschreibung und richtige Zeichensetzung.
4. Erhöhen Sie die Lesbarkeit Ihrer Nachricht. Strukturieren Sie Ihre Mails so, so dass sie gut und einfach zu lesen sind. Verwenden Sie kurze Sätze und gliedern Sie Ihre Nachricht durch Absätze.
5. Komprimieren Sie anhängende Dateien. Wollen Sie mehrere Anhänge Ihrer Mail beifügen, fassen Sie diese in einer komprimierten ZIP-Datei zusammen. Riesige Datenmengen können das Postfach des Empfängers verstopfen. Gängige Dateiformate sind beispielsweise .doc, .pdf oder auch .jpg.
6. Priorisieren Sie nur, wenn es notwendig ist. E-Mails, die mit einem roten Ausrufezeichen versehen sind, stechen natürlich sofort ins Auge. Verwenden Sie diese Markierung nur, wenn es wirklich notwendig ist. Sonst setzen Sie den Empfänger damit unnötig unter Zugzwang. Versuchen Sie lieber, den Empfänger mit einer prägnanten Betreffzeile auf Ihre Nachricht aufmerksam zu machen (s. Punkt 1).
7. Einschreiben mit Rückschein – aber bitte nicht immer. Eine Lese- und Empfangsbestätigung sollten Sie nur dann verwenden, wenn Sie die Nachricht in der analogen Welt per Einschreiben mit Rückschein versandt hätten. Diese Funktion ständig eingeschaltet zu lassen, führt zu „Klick-Frust” beim Empfänger, weil er jedes Mal aufgefordert wird, das Lesen oder den Empfang zu bestätigen.
8. Antworten Sie baldmöglichst. Ob Sie eine Mail sofort beantworten sollen, hängt auch davon ab, ob Sie der Hauptempfänger sind oder ob Sie die Nachricht nur in Kopie (CC oder BCC) erhalten haben. Bemühen Sie sich darum, baldmöglichst zu antworten – innerhalb eines Arbeitstages, auch wenn es vielleicht nur einen Zwischenstand zu vermelden gibt.
9. Grüßen Sie korrekt. Verpacken Sie die abschließende Grußformel nicht in der Signatur – das könnte der Empfänger als unaufmerksam oder gar faul werten. Abkürzungen wie „MfG” oder „VG” sollten Sie vermeiden. Für „Freundliche” oder „Beste Grüße” sollten Sie in der Tat Ihre Finger bemühen.
10. Die richtige Signatur. Im Geschäftsleben geht es nicht ohne Signatur ein Muss. Enthalten sein sollten Ihr Vor- und Nachname, Ihre Position, Firmenname mit Adresse und Telefonnummer. Das erleichtert die Kontaktaufnahme. Aber auch im privaten Bereich ist eine Signatur sinnvoll, etwa wenn Sie Einladungen versenden oder in Ihrer Mail jemanden bitten, Sie zurückzurufen. Ihr Vor- und Nachname und Ihre Anschrift mit Telefonnummer sind immer hilfreich.
