Ein Trend zur Professionalisierung der privaten E-Mail-Kommunikation ist erkennbar (Bild: Fotolia/Archiv)

Bis zum Jahreswechsel werden 537,1 Milliarden E-Mails in den Postfächern deutscher Internet-Nutzer eingegangen sein – so viele wie nie zuvor*.  Wie gehen die Deutschen mit dieser Mail-Flut um? Wird das Postfach regelmäßig aufgeräumt oder herrschen hier eher chaotische Verhältnisse? Und: Welche Rückschlüsse auf die Persönlichkeit lässt das E-Mail-Verhalten zu? Eine Umfrage der beiden führenden deutschen E-Mail-Anbieter WEB.DE und GMX in Zusammenarbeit mit den Meinungsforschern von YouGov geht diesen Fragen auf den Grund und bringt drei Nutzertypen zum Vorschein: den Gewissenhaften, den Sammler und den Lässigen. Insgesamt belegt die Studie einen Trend hin zu einer stärkeren Professionalisierung der privaten E-Mail-Kommunikation.

Der Gewissenhafte: Tagesziel leeres Postfach

Der Gewissenhafte (Illustration: Sonja Knyssok)

Der Gewissenhafte ist der gut strukturierte Manager unter den E-Mail-Nutzern. Keine E-Mail bleibt lange unbearbeitet, keine Frage unbeantwortet und kein Termin unbestätigt. Damit der Gewissenhafte nicht den Überblick verliert, nutzt er überwiegend lediglich eine bis zwei E-Mail-Adressen und einen E-Mail-Anbieter. Dort schaut er mindestens einmal täglich nach, ob neue Nachrichten eingegangen sind. Diese werden meist sofort gelesen und kurzfristig beantwortet. Im Idealfall sind am Ende des Tages alle privaten E-Mails beantwortet, geordnet und archiviert.

Der Sammler nutzt sein Postfach als Archiv

Der Sammler (Illustration: Sonja Knyssok)

Ähnlich wie ein Archivar bewahrt der Sammler seine digitalen Nachrichten in gut strukturierten Ordnern auf. Löschen kommt für ihn nicht in Frage, sie könnten ja später noch einmal wichtig sein. Im Gegensatz zum Gewissenhaften legt der Sammler weniger Wert darauf, E-Mails in einem bestimmten Zeitraum zu beantworten. Ihm ist es wichtig, auf möglichst vielen Wegen erreichbar zu sein und die eingetroffenen E-Mails ordentlich aufzubewahren. Deshalb nutzt der Sammler meist mehr als zwei E-Mail-Adressen und mindestens zwei E-Mail-Anbieter. Obwohl er unterschiedliche Postfächer besitzt, verliert er nie den Überblick. Nachdem er eine E-Mail gelesen hat, fügt er sie sofort in einen passenden Ordner ein.

Der Lässige: E-Mail nicht gelesen und Termin verpasst

Der Lässige (Illustration: Sonja Knyssok)

Der Lässige sieht die Bearbeitung seines E-Mail Postfachs etwas entspannter. Er fühlt sich nicht verpflichtet, auf E-Mails zu antworten und lässt diese oftmals ungelesen und unbeantwortet in seinem Postfach liegen. Mit seiner Laissez-Faire-Attitüde ist der Lässige ein etwas chaotischer E-Mail-Nutzer. Knapp jeder Zweite hat mehr als 20 ungelesene E-Mails in seinem hauptsächlich genutzten Postfach (46 Prozent), jeder Fünfte sogar mehr als 50 ungelesene Nachrichten (18 Prozent).  Der Lässige übersieht aufgrund seines unaufgeräumten Postfachs schon mal eine wichtige Mail oder verpasst einen Termin. Für ihn ist der Anblick seines unaufgeräumten E-Mail-Postfachs der Normalzustand.

Trend zur Professionalisierung der privaten E-Mail-Kommunikation

Über die drei Persönlichkeitstypen hinaus belegt die Studie einen generellen Trend: „Die Mehrheit der E-Mail-Nutzer geht professionell mit ihrer privaten Kommunikation um. Die Gewohnheiten unterscheiden sich allerdings sehr stark von Nutzer zu Nutzer“, kommentiert Jan Oetjen, Geschäftsführer WEB.DE und GMX.

Eine aufgeräumte Mailbox trägt zur Zufriedenheit bei, sagen vier von fünf Befragten (83 Prozent). 42 Prozent empfinden sogar Glück, wenn ihr E-Mail-Postfach aufgeräumt ist. Ungelesene oder unbeantwortete E-Mails im privaten E-Mail-Postfach wirken auf jeden Zweiten wie unerledigte Arbeit (52 Prozent). Ein Drittel fühlt sich gestresst beim Anblick einer unaufgeräumten Mailbox (33 Prozent).

Für den professionellen Umgang mit der E-Mail-Kommunikation spricht auch das hohe Interesse an Verschlüsselung: Mehr als jeder Zweite würde insbesondere finanzrelevante Unterlagen (60 Prozent) oder vertragsrelevante E-Mails wie Bestellungen oder Versicherungspolicen (56 Prozent) Ende-zu-Ende verschlüsseln. Auch Bewerbungsunterlagen (38 Prozent) und private E-Mails an Freunde oder Bekannte (37 Prozent) werden als verschlüsselungswürdig angesehen.

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Zur Methodik:

Die repräsentative Umfrage basiert auf Online-Interviews mit rund 2000 Teilnehmern des YouGov-Panels Deutschland. Das Panel umfasst derzeit 170.000 Personen, die per E-Mail zu einer Umfrage eingeladen werden. Die Ergebnisse wurden gewichtet und sind repräsentativ für die deutsche Bevölkerung (Alter 18+).

*) Prognose von WEB.DE und GMX. Quellen: ARD/ZDF Online-Studie, Bitkom, WEB.DE und GMX.