Das E-Mail-Postfach als digitales Büro

Dokumente erstellen und bearbeiten, die Briefpost verwalten und anstehende Termine planen – das E-Mail-Postfach von GMX lässt sich ideal als digitales Büro nutzen. Damit gehören die sich stapelnden Aktenordner und die unübersichtliche Zettelwirtschaft am eigenen Schreibtisch der Vergangenheit an.

11. Februar 2022 von Manuel Klein

Im GMX Postfach lassen sich Dokumente, Termine und die Briefpost verwalten. (c) GettyImages

Herzstück des digitalen Büros ist das GMX Online Office am Desktop-PC. Es bietet vielseitige Tools für die Erstellung und Bearbeitung von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten. Bei Textdokumenten lassen sich zum Beispiel zahlreiche Möglichkeiten der Textformatierung oder der Gestaltung des Seitenlayouts auswählen. Außerdem gibt es eine integrierte Rechtschreibprüfung. Bei Tabellenkalkulationen können Diagramme erstellt werden, indem man einfach den entsprechenden Datenbereich markiert und im Assistenten den Diagrammtyp festlegt. In Textdokumenten wie auch Präsentationen lassen sich Bilder aus der GMX Cloud oder von der eigenen Festplatte einfügen. Praktisch ist auch eine Übersicht zum Änderungsverlauf mit der Option, das Dokument auf einen vorherigen Stand zurückzusetzen.

Vorlagen helfen bei der Erstellung von Dokumenten

Bei der Erstellung von Dokumenten unterstützen verschiedene Designvorlagen. Damit lassen sich beispielsweise To-Do-Listen, Rechnungen, Briefe oder Lebensläufe im Handumdrehen erstellen. Zusätzlich bietet das GMX Online Office Vorlagen für Kündigungsschreiben, mit denen man schnell und einfach seine alten Miet- oder Kundenverträge kündigen kann. In die passende Vorlage werden nur noch die benötigten Adress- und Vertragsangaben eingetragen und schon kann das Kündigungsdokument ausgedruckt, unterschrieben und per Post versendet werden. Sofern der Vertragspartner eine Kündigung nicht ausschließlich in Schriftform, sondern auch in Textform erlaubt, lässt sich die Kündigung auch komfortabel per E-Mail versenden.

Wichtige Dokumente sicher archivieren

Das GMX Online Office ist mit der GMX Cloud verknüpft. Das bedeutet, dass im Online Office erstellte oder bearbeitete Dateien automatisch in der GMX Cloud gespeichert werden. Dort sind sie jederzeit und von überall abrufbar – auch in der GMX Mail App. Ein weiterer Vorteil: Für die Dateien in der GMX Cloud gelten die hohen Standards der Datensicherheit mit SSL-Verschlüsselung im Rahmen der Initiative „Cloud made in Germany“. Für den Upload sensibler Dokumente in die Cloud gibt es den GMX Tresor mit besonders sicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

E-Mail-Anhänge direkt bearbeiten und weiterversenden

Zur Bearbeitung im Online Office lassen sich sowohl bereits in der Cloud gespeicherte Dateien öffnen als auch Dokumente von der eigenen Festplatte hochladen. Darüber hinaus können mit dem GMX Online Office auch E-Mail-Anhänge mit den oben genannten Dokumententypen direkt im Postfach bearbeitet werden – ganz ohne lästigen Download. Die bearbeiteten Anhänge lassen sich im Anschluss umgehend weiterversenden. Damit wird das eigene E-Mail-Postfach zur Schaltzentrale für den privaten Dokumentenverkehr.

Dateien per Link für andere Nutzer freigeben

In der GMX Cloud lassen sich einzelne Dateien bequem per Freigabelink mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen. Wer in seinem Online-Speicher mehrere Dokumente in einem Ordner abgelegt hat, kann außerdem mit einer Ordner-Freigabe andere Nutzer dazu einladen, sich diese Dokumenten-Sammlung anzuschauen und herunterzuladen. Man kann die anderen Nutzer auch berechtigen, dem Ordner weitere Dateien hinzuzufügen. Für die Freigabe eines Ordners wird ebenfalls ein Link generiert, den man an seine Kontakte versenden kann. Die Empfänger des Freigabelinks können dann auf den Ordner zugreifen.

Briefpost einfach im E-Mail-Postfach verwalten

Zum digitalen Büro im E-Mail-Postfach von GMX gehört auch die eigene Briefpost. Dafür sorgen die Briefankündigung und die Digitale Kopie. Die Services können als Teil des Intelligenten Postfachs von GMX verstanden werden, das Nutzerinnen und Nutzer bei der Organisation ihres digitalen Alltags unterstützt. Wer zusätzlich zur Briefankündigung auch die Digitale Kopie aktiviert hat, findet seine digitalisierten Briefinhalte im Intelligenten Postfach übersichtlich nach bestimmten Kategorien geordnet. Alle thematisch zusammengehörigen Informationen sind an einer Stelle gebündelt und die Unterlagen lassen sich leicht auffinden. Das vereinfacht die Verwaltung der eingehenden Post erheblich. Mit der Briefankündigung und insbesondere mit der Digitalen Kopie kommen wichtige Informationen aus der Offline-Welt im E-Mail-Postfach an und sind jederzeit von überall aus im digitalen Büro verfügbar. Das ist auch hilfreich für den Fall, dass man die Papierunterlagen mal verlegt oder verliert.

Mit dem Online-Kalender keinen Termin verpassen

Die besten Möglichkeiten für eine effiziente Terminplanung bietet der kostenlose Kalender im GMX Postfach. Damit man keinen Termin mehr verpasst, gibt es eine praktische Erinnerungsfunktion. Jährlich wiederkehrende Termine lassen sich zudem so einstellen, dass sie in den kommenden Jahren erneut im eigenen Kalender erscheinen. Beim Anlegen eines neuen Termins kann man Einladungen an andere Nutzerinnen und Nutzer versenden, um gemeinsame Termine zu planen. Schließlich lassen sich auch fertige Themenkalender abonnieren und damit automatisch Termine verschiedenster Themenbereiche in den eigenen Kalender integrieren, beispielsweise die gesetzlichen Feiertage 2022.

Kategorien: Cloud, Mail, News

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