Struktur beginnt schon mit der Betreffzeile
Eine gute Struktur mit angemessenen Zeilenabständen und Absätzen erhöht die Lesbarkeit der Nachricht. In einer gut strukturierten E-Mail sollte bereits die Betreffzeile aussagekräftig sein und die Kernbotschaft der Nachricht enthalten. Schließlich soll der Empfänger sofort wissen, worum es geht. 31 Prozent der Deutschen ärgern sich über eine fehlende oder nichtssagende Betreffzeile – so das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage im Auftrag von GMX und WEB.DE.
Die passende Anrede wählen
Nach dem Betreff ist die Anrede das Erste, was der Empfänger wahrnimmt. Sie sollte deshalb der Situation angepasst sein. Bei einem Erstkontakt empfiehlt es sich, die förmliche Anrede “Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau” zu verwenden. Besteht bereits Kontakt, hat sich oft auch “Guten Tag” oder “Hallo” eingebürgert. Auch die korrekte Schreibweise des Empfängers sollte immer überprüft werden, denn 30 Prozent der Deutschen ärgern sich über einen falsch geschriebenen Namen.
Auf die Form kommt es an
Die optische Form einer E-Mail orientiert sich am klassischen Brief. Nach der Anrede folgt in Deutschland ein Komma, dann ein Absatz und anschließend in Kleinbuchstaben der eigentliche Text der E-Mail. Am Ende sollte die E-Mail mit einer Grußformel wie “Mit freundlichen Grüßen” und dem Namen des Absenders abgeschlossen werden. Achtung: Da es sich um eine abschließende Grußformel handelt, wird zwischen Gruß und Name kein Komma gesetzt. Die E-Mail ist meist etwas lockerer als der klassische Brief, denn Abkürzungen wie „LG“ für „Liebe Grüße“ oder „MfG“ für „Mit freundlichen Grüßen“ haben sich mittlerweile bei den meisten Deutschen als angemessen etabliert – nur zwölf Prozent der deutschen Internet-Nutzerinnen und -Nutzer stören sich daran.
Kontrolle ist besser als Nachsicht
Auch in einer E-Mail sollte man auf Rechtschreibung achten: 79 Prozent der Deutschen lesen ihre Nachrichten vor dem Versenden noch einmal durch, um mögliche Tipp- und Rechtschreibfehler zu eliminieren. Im GMX Postfach gibt es neben zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten wie der Optimierung von Schriftart und -größe auch die Option, den Text auf Rechtschreibfehler prüfen zu lassen. Neben dem Blick auf Rechtschreibfehler überprüfen 70 Prozent der Deutschen vor dem Versenden einer wichtigen E-Mail die Empfangsadresse. Buchstabendreher in der Adresse können dazu führen, dass die E-Mail nicht zugestellt wird oder im falschen Postfach landet. Fast ein Viertel der Deutschen (23%) hat schon einmal eine E-Mail an den falschen Empfänger geschickt. Falsche Adressen lassen sich vermeiden, indem man Empfänger aus dem GMX Adressbuch verwendet.
Große Dateianhänge vermeiden
In GMX FreeMail können Dateianhänge mit einer Größe von bis zu 20 MB versendet und empfangen werden. In den Premium-Tarifen ist sogar noch mehr möglich: Mit GMX ProMail und GMX TopMail können Dateianhänge von bis zu 50 MB beziehungsweise 100 MB versendet und empfangen werden. Möchte man Fotos und Videos aus dem letzten Urlaub an seine Freunde oder Arbeitskollegen versenden, ist das Teilen per Cloud eine gute Alternative. Nutzerinnen und Nutzer von GMX erhalten zu ihrem Postfach automatisch zwei Gigabyte kostenlosen Speicherplatz in der GMX Cloud, zusätzlich kann weiterer Speicherplatz gekauft werden. Sind die Daten erst einmal dort hochgeladen, lässt sich mit wenigen Klicks bestimmen, was und wie lange mit wem geteilt wird. Dazu wird ein Freigabe-Link erstellt, den man bequem per E-Mail oder Messenger an Freunde und Bekannte senden kann. Jeder, der den Link hat, kann die Daten herunterladen – auf Wunsch mit Passwort geschützt.
Die Signatur als Visitenkarte
Nicht nur für Unternehmen ist eine Signatur unerlässlich, auch in der privaten Kommunikation ist sie sinnvoll, wenn man beispielsweise in einer E-Mail um einen Rückruf bittet. Vor- und Nachname sowie Adresse mit Telefonnummer sind dann ausreichend. Eine Signatur bei unbekannten Absendern erwarten immerhin 32 Prozent der Deutschen.
Die Antwort nicht vergessen
Zum guten Ton gehört es, auch rechtzeitig zurückzuschreiben. Immerhin erwartet ein Drittel der Deutschen spätestens am nächsten Tag eine Antwort. Etwa ein Viertel hält eine Frist von zwei bis drei Tagen für angemessen, und 20 Prozent rechnen mit einer Antwort noch am gleichen Tag.
