Tipps für die perfekte E-Mail

Ein Klick auf “Senden”, und ab geht die Post: Eine E-Mail landet in der Regel nach wenigen Sekunden im Postfach des Empfängers – ärgerlich, wenn sich dabei ein Fehler eingeschlichen hat. Wie die perfekte E-Mail aussieht und wie man unnötige Fehler vermeidet, zeigen wir hier.

27. Juli 2023 von Alessandra Hamsch

Der erste Eindruck zählt: In einer gut strukturierten E-Mail sollte bereits die Betreffzeile aussagekräftig sein. Foto: Getty Images / Andrey Popov

Struktur beginnt schon mit der Betreffzeile

Eine gute Struktur mit angemessenen Zeilenabständen und Absätzen erhöht die Lesbarkeit der Nachricht. In einer gut strukturierten E-Mail sollte bereits die Betreffzeile aussagekräftig sein und die Kernbotschaft der Nachricht enthalten. Schließlich soll der Empfänger sofort wissen, worum es geht. 31 Prozent der Deutschen ärgern sich über eine fehlende oder nichtssagende Betreffzeile – so das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage im Auftrag von GMX und WEB.DE.

Die passende Anrede wählen

Nach dem Betreff ist die Anrede das Erste, was der Empfänger wahrnimmt. Sie sollte deshalb der Situation angepasst sein. Bei einem Erstkontakt empfiehlt es sich, die förmliche Anrede “Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau” zu verwenden. Besteht bereits Kontakt, hat sich oft auch “Guten Tag” oder “Hallo” eingebürgert. Auch die korrekte Schreibweise des Empfängers sollte immer überprüft werden, denn 30 Prozent der Deutschen ärgern sich über einen falsch geschriebenen Namen.

Auf die Form kommt es an

Die optische Form einer E-Mail orientiert sich am klassischen Brief. Nach der Anrede folgt in Deutschland ein Komma, dann ein Absatz und anschließend in Kleinbuchstaben der eigentliche Text der E-Mail. Am Ende sollte die E-Mail mit einer Grußformel wie “Mit freundlichen Grüßen” und dem Namen des Absenders abgeschlossen werden. Achtung: Da es sich um eine abschließende Grußformel handelt, wird zwischen Gruß und Name kein Komma gesetzt. Die E-Mail ist meist etwas lockerer als der klassische Brief, denn Abkürzungen wie „LG“ für „Liebe Grüße“ oder „MfG“ für „Mit freundlichen Grüßen“ haben sich mittlerweile bei den meisten Deutschen als angemessen etabliert – nur zwölf Prozent der deutschen Internet-Nutzerinnen und -Nutzer stören sich daran.

Kontrolle ist besser als Nachsicht

Auch in einer E-Mail sollte man auf Rechtschreibung achten: 79 Prozent der Deutschen lesen ihre Nachrichten vor dem Versenden noch einmal durch, um mögliche Tipp- und Rechtschreibfehler zu eliminieren. Im GMX Postfach gibt es neben zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten wie der Optimierung von Schriftart und -größe auch die Option, den Text auf Rechtschreibfehler prüfen zu lassen. Neben dem Blick auf Rechtschreibfehler überprüfen 70 Prozent der Deutschen vor dem Versenden einer wichtigen E-Mail die Empfangsadresse. Buchstabendreher in der Adresse können dazu führen, dass die E-Mail nicht zugestellt wird oder im falschen Postfach landet. Fast ein Viertel der Deutschen (23%) hat schon einmal eine E-Mail an den falschen Empfänger geschickt. Falsche Adressen lassen sich vermeiden, indem man Empfänger aus dem GMX Adressbuch verwendet.

Große Dateianhänge vermeiden

In GMX FreeMail können Dateianhänge mit einer Größe von bis zu 20 MB versendet und empfangen werden. In den Premium-Tarifen ist sogar noch mehr möglich: Mit GMX ProMail und GMX TopMail können Dateianhänge von bis zu 50 MB beziehungsweise 100 MB versendet und empfangen werden. Möchte man Fotos und Videos aus dem letzten Urlaub an seine Freunde oder Arbeitskollegen versenden, ist das Teilen per Cloud eine gute Alternative. Nutzerinnen und Nutzer von GMX erhalten zu ihrem Postfach automatisch zwei Gigabyte kostenlosen Speicherplatz in der GMX Cloud, zusätzlich kann weiterer Speicherplatz gekauft werden. Sind die Daten erst einmal dort hochgeladen, lässt sich mit wenigen Klicks bestimmen, was und wie lange mit wem geteilt wird. Dazu wird ein Freigabe-Link erstellt, den man bequem per E-Mail oder Messenger an Freunde und Bekannte senden kann. Jeder, der den Link hat, kann die Daten herunterladen – auf Wunsch mit Passwort geschützt.

Die Signatur als Visitenkarte

Nicht nur für Unternehmen ist eine Signatur unerlässlich, auch in der privaten Kommunikation ist sie sinnvoll, wenn man beispielsweise in einer E-Mail um einen Rückruf bittet. Vor- und Nachname sowie Adresse mit Telefonnummer sind dann ausreichend. Eine Signatur bei unbekannten Absendern erwarten immerhin 32 Prozent der Deutschen.

Die Antwort nicht vergessen

Zum guten Ton gehört es, auch rechtzeitig zurückzuschreiben. Immerhin erwartet ein Drittel der Deutschen spätestens am nächsten Tag eine Antwort. Etwa ein Viertel hält eine Frist von zwei bis drei Tagen für angemessen, und 20 Prozent rechnen mit einer Antwort noch am gleichen Tag.

Kategorien: Cloud, Mail, News, Topthemas

Verwandte Themen

Studie: Private E-Mail-Kommunikation gewinnt in Österreich an Bedeutung

Für 28,1 Prozent der österreichischen E-Mail-User hat die Korrespondenz per E-Mail mit Firmen beim Einkaufen im letzten Jahr an Wichtigkeit zugenommen. Für 29 Prozent sind E-Mails im Austausch mit Ämtern wichtiger geworden. Und für 19,5 Prozent ist E-Mail in der privaten Kommunikation mit Freunden wichtiger geworden. Zu diesem Ergebnis kommt das Wiener Forschungsinstitut MindTake, das im Auftrag von GMX 500 Österreicherinnen und Österreicher zu ihrer E-Mail-Nutzung befragt hat. Die Studie ist repräsentativ für die Internet-Bevölkerung ab 15 Jahren. mehr

Einfach „weg”? Keine Sorge: So finden Sie verlorene E-Mails wieder

Eine bestimmte Mail lässt sich trotz intensiver Suche nicht mehr wiederfinden? Ruhig Blut, E-Mails verschwinden nicht "einfach so". Wir zeigen, wie vermeintlich verlorene Nachrichten ganz einfach wieder aufzufinden ist. mehr