Mit einfachen Tricks kann Ordnung im E-Mail-Postfach gehalten werden. © Shutterstock

Mit einfachen Tricks kann Ordnung im E-Mail-Postfach gehalten werden. © Shutterstock

Kontaktdaten automatisch einfügen, Ordner erstellen und Filterregeln anwenden: Mit den richtigen Kniffen lässt sich auch bei der Organisation des Mailpostfachs der Überblick behalten und zusätzlich jede Menge Zeit sparen.

Wer folgende fünf Tipps beherzigt, der hat in wenigen Schritten Ordnung und Struktur in seinem GMX Postfach.

 

 

 

 

Ordner anlegen

Mit der Ablage von E-Mails in verschiedene Ordner kann in einem Postfach ganz einfach Ordnung gehalten werden. Das Erstellen eines Ordners ist in wenigen Schritten gemacht. Im GMX Posteingang befindet sich links eine Menüübersicht. Unter den bereits vorhandenen Ordnern, wie Favoriten, Gelöscht, Spamverdacht, Gesendete, gibt es die Option Ordner hinzufügen. Mit einem Klick darauf wird einen euer Ordner angelegt, der passend benannt werden kann. Sinnvoll ist es, die Ordner nach Themengebieten, Absendern oder anderen prägnanten Stichwörtern zu betiteln.

Filterregeln verwenden

Um die Bearbeitung von E-Mails noch weiter zu vereinfachen, stehen GMX Nutzern Filterregeln zur Verfügung. Diese organisieren den Posteingang automatisch. Sinnvoll sind Filterregeln, wenn der Nutzer beispielsweise Mails von einem Absender immer in einen bestimmten Ordner einsortiert. Aktivieren lassen sich die Filterregeln in den Einstellungen. Diese befinden sich im Menü auf der linken Seite ganz unten. Mit einem Klick darauf öffnet sich eine Übersicht. Unter dem Punkt Ordner gibt es die Option Filterregeln. . Häufig genutzte Filterregeln sind bereits vordefiniert, diese müssen nur noch individualisiert werden. Es können beispielsweise Regeln aktiviert werden, die automatisch bestimmte Absender in gewünschte Ordner verschieben.  Die andere Option ist, selbst eine benutzerdefinierte Filterregel zu erstellen. Wie genau das funktioniert, kann hier nachgelesen werden.

Whitelist und Blacklist erstellen

Nutzer können E-Mail-Adressen zur Whitelist oder Blacklist hinzufügen. © GMX

Nutzer können E-Mail-Adressen zur Whitelist oder Blacklist hinzufügen. © GMX

Mails von Absendern, die in der Whitelist aufgelistet sind, werden immer in den Posteingang zugestellt, selbst, wenn siezuvor als Spam eingestuft worden sind. Die Übernahme eines Absenders in die persönliche Whitelist ist mit wenig Aufwand möglich. In den Einstellungen findet man unter dem Reiter Sicherheit die Auflistung Whitelist. Klickt man diese an, so öffnet sich ein Eingabefeld, in das man jegliche E-Mail-Adresse oder Domain eintragen kann, die hinzugefügt werden soll.

Die GMX Blacklist sortiert automatisch die eingetragenen Adressen und Domains aus, sodass der Nutzer davon nicht gestört wird. Auch die Blacklist kann über die Einstellungen erstellt werden. Unter dem Reiter Sicherheit findet sich die Option Blacklist. Wie bei der Whitelist erscheint auch hier nun ein Eingabefeld, in das man E-Mail-Adressen oder Domains hinterlegen kann, die im Postfach unerwünscht sind. Mails der angegebenen Absender werden nun direkt aussortiert und landen erst gar nicht mehr im Posteingang.

Abwesenheitsbenachrichtigung verschicken

Um unnötige E-Mails zu vermeiden, wenn man eine Zeit lang nicht wie gewohnt zu erreichen ist, ist es sinnvoll, die GMX Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten. Diese erhalten die Absender als automatische Antwort, wenn sie in der Abwesenheit des Empfängers eine Mail schicken.

Eine individuell angepasste Abwesenheitsnotiz kann unnötige E-Mails vermeiden. © GMX

In der Abwesenheitsnachricht lässt sich für Bekannte und Kollegen der Hinweis unterbringen, in welchem Zeitraum man nicht erreichbar ist und wer in dringenden Fällen aushelfen kann.

Unter Einstellungen ist der Reiter Abwesenheitsnotiz zu finden. Öffnet man diesen, erhält man eine Auswahl von Zeiträumen, in denen die Abwesenheitsnotiz automatisch als Antwort auf eine eingegangene E-Mail versendet wird. Darunter erscheint ein Eingabefeld, in dem man die Notiz verfassen kann.

Adressbuch pflegen

Auch ein gepflegtes Adressbuch kann GMX Nutzern einiges an Arbeit ersparen. Eine Eingabe ins Adressbuch ist mit wenigen Schritten getan. Im Posteingang von GMX befindet sich oben eine Leiste mit verschiedenen Reitern. Dort ist auch der Reiter Adressbuch zu finden. Klickt man diesen an, öffnet sich ein Menü. Dort ist der Button Neuer Kontakt zu finden. Mit einem Klick auf den Button erscheint ein Eingabefeld. Der GMX Nutzer hat hier die Möglichkeit, sämtliche Daten seines Kontakts einzugeben und, neben E-Mail Adresse und Anschrift, auch ein Foto zu hinterlegen.

Im GMX Adressbuch können sämtliche Daten für die Kontakte hinterlegt werden. © GMX

Im GMX Adressbuch können sämtliche Daten für die Kontakte hinterlegt werden. © GMX

Sobald alle wichtigen Kontakte im Adressbuch hinterlegt sind, gelingt das E-Mail schreiben noch einfacher. Zum einen hat man alle wichtigen Daten der Empfänger an einem zentralen Ort gespeichert, auf den der GMX Nutzer von überall aus zugreifen kann, zum anderen profitiert er von Vorteilen, wie der Adressvervollständigung in der Empfängerzeile. Das bedeutet, dass GMX dem Nutzer bei Eingabe einer Mailadresse oder eines Namens automatisch gespeicherte Kontakte aus dem Adressbuch vorschlägt. Um die passende Adresse zu finden, reicht es daher meist, nur einen Teil der Adresse oder des Namens der Person einzutippen. Sobald der Vorschlag der gesuchten Adresse entspricht, genügt ein Klick für die Auswahl.

Tipp: Nach dem Versand einer Mail kann der Empfänger mit einem Klick direkt ins Adressbuch übernommen werden, ohne dass die E-Mail-Adresse erneut eingegeben werden muss.