Je öfter Angestellte ihr Postfach bearbeiten, umso gestresster sind sie am Ende des Arbeitstages. (Bild: Jonathan Stutz/Fotolia.com)
Über die Arbeitszeit hinaus und sogar im Urlaub erreichbar zu sein, ist für die meisten Berufstätigen selbstverständlich. Eine aktuelle Bitkom-Umfrage hat ergeben, dass 72 Prozent der Arbeitnehmer auch in ihrer Erholungszeit für Kollegen, Vorgesetzte oder Geschäftspartner erreichbar sind. Die meisten Beschäftigten reagieren auf Anrufe (66 Prozent), doch auch E-Mails werden beinahe von jedem zweiten Berufstätigen (48 Prozent) im Urlaub gelesen und beantwortet.
Wie die E-Mail den Büroalltag verändert
Dabei verursachen die digitalen Nachrichten erwiesenermaßen Stress, den man sich vor allem im Urlaub ersparen sollte. Kostadin Kushlev und Elizabeth Dunn von der Universität von British Columbia haben in einer Studie mit 124 Probanden untersucht, wie der Stresspegel durch E-Mails im Arbeitsalltag steigt. Die Testpersonen hatten die Aufgabe, in der ersten Woche lediglich dreimal täglich ihre E-Mails zu lesen, bei Bedarf zu beantworten und dem Posteingang ansonsten keinerlei Beachtung zu schenken. In der nächsten Testphase sollten die Teilnehmer dagegen so oft wie möglich in den Posteingang schauen. Mithilfe eines Fragebogens wurde nach Abschluss jedes Arbeitstages der Stresspegel der Tester erfasst. Das Ergebnis des Versuchs: Je öfter die Probanden ihre E-Mails bearbeiteten, umso gestresster waren sie zum Ende des Arbeitstages.
Wie die Forscher herausgefunden haben, liegt der Grund dafür in der E-Mail als Kommunikationsform: Durch die schriftlichen und kurzen Formulierungen sind Missverständnisse programmiert. Die fehlende Gestik, Mimik und Tonlage des Gesprächspartners erschweren außerdem die Unterscheidung von ernsten Ansprachen und Ironie.
Empathie und der Erfolg beim Mailen
Das wurde vor einigen Jahren auch in einem Experiment von Forschern der französischen Business School Insead deutlich. Über ein Chat-Programm sollten die Tester an einem Verhandlungsspiel teilnehmen. Je zwei Personen kommunizierten miteinander und konnten dabei durch unterschiedliche Verhaltensweisen jeweils mehr oder weniger Gewinne im Gespräch erzielen. Besonders erfolgreich waren die Teilnehmer mit dem Auftrag, die Sprache des Gesprächspartners genau zu beobachten und nachzuahmen.
Den Effekt dieser Strategie hat sich das amerikanische Unternehmen Chrystal zum Vorbild genommen. Das Start-up verspricht mithilfe einer Analyse-Software die perfekte E-Mail zu schreiben. Anhand des Empfänger-Namens durchsuchen die Algorithmen das Internet nach Informationen über die Person und erstellen ein passendes sprachliches Profil.
Authentizität durch kleine Fehler
Zu perfekte E-Mails werden jedoch als künstlich wahrgenommen. Das konnte der Harvard-Psychologe Andrew Brodskyon anhand einiger Experimente zeigen. Unter anderem legte er den Testpersonen zwei unterschiedliche Versionen von E-Mails vor: eine perfekte und eine mit Tippfehlern. Diejenigen, die die fehlerhaften Mails gelesen hatten, hielten den Absender jeweils für authentischer. Kleine Fauxpas können eine E-Mail also unter Umständen glaubwürdiger machen. Absichtlich Fehler in die Nachrichten einzubauen, ist allerdings nicht ratsam. Denn sind zu viele Fehler enthalten, hält der Empfänger den Schreiber für weniger intelligent.
Hoher Zeitaufwand
Wie viel Zeit E-Mails im Arbeitsablauf wirklich kosten, zeigen die Untersuchungen des Computerforschers Thomas Jackson von der britischen Loughborough-Universität aus dem Jahr 2002. Bei der Beobachtung von Angestellten einer IT-Beratung fiel auf, dass die meisten Mitarbeiter ihre Mails bereits sechs Sekunden nach dem Eintreffen lesen. Nach der verhältnismäßig kurzen Lesezeit dauerte es jedoch im Schnitt ganze 64 Sekunden, bis die Angestellten sich wieder auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren konnten. Diese Durchschnittszeit erhöht sich natürlich zusätzlich, wenn eine Nachricht eine Antwort erfordert. Je mehr E-Mails Beschäftigte täglich erhalten, desto mehr effektive Arbeitszeit geht also durch das zeitnahe Lesen jeder einzelnen Nachricht verloren.
Ratsam ist es daher für die Bearbeitung von E-Mails feste Zeiten einzuplanen und diese auch einzuhalten. Denn die E-Mail ist eine Kommunikationsform, die darauf ausgelegt ist, zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet zu werden. Hat ein Kollege oder der Vorgesetzte eine wirklich dringende Anfrage, wird er sicher ohnehin anrufen. Wer seine E-Mails täglich nur zweimal abarbeitet, ist über den Tag deutlich produktiver und weniger gestresst. Und für die Urlaubszeit gilt: Abwesenheitsnotiz einstellen und ausnahmsweise keine E-Mails checken.
Weitere Informationen zu den Studien unter „E-Mail-Flut: Mit der Zahl der Mails steigt der Stresspegel“ (WirtschaftsWoche online).
