Ein ausgedehnter Urlaub, eine längere Dienstreise oder einfach weil es praktisch ist: Es gibt verschiedene Gründe, warum Postkunden sich ihre eintreffenden Briefe einscannen und digital bereitstellen lassen. Dabei war es beim Service „Postscan“ bisher nur möglich, sich die Briefinhalte im Shop der Deutschen Post online anzeigen zu lassen. Dank einer erweiterten Kooperation mit WEB.DE und GMX gibt es ab dem 29. Oktober zusätzlich die Option der kostenlosen E-Mail-Weiterleitung von eingescannten Briefen an das eigene E-Mail-Postfach. Das neue Feature können Nutzerinnen und Nutzer bei der Bestellung von Postscan oder später im Kundenkonto des Shops der Deutschen Post aktivieren. Postscans werden dann immer auf beiden Wegen, also im Shop und per E-Mail, zugestellt.
Michael Hagenau, Geschäftsführer von GMX und WEB.DE, sagt: „Wir freuen uns, dass die Inhalte der Briefpost mit Postscan direkt bei GMX und WEB.DE verfügbar sind. Nutzerinnen und Nutzer haben so die Möglichkeit, alle relevanten Informationen von Unternehmen und Behörden im E-Mail-Postfach zu bündeln. Dies bietet auch für Briefdokumente die Vorteile der Digitalisierung: schnelle Übersicht, einfache Suche und Archivierung, und mit der E-Mail-App des Smartphones ist der persönliche Briefkasten jederzeit erreichbar.“
Benjamin Rasch, Leiter Marketing und Produktmanagement des Unternehmensbereichs Post & Paket Deutschland der DHL Group, sagt: „Die Postscan-Kooperation mit GMX und WEB.DE ist ein weiterer Schritt auf unserem konsequenten Weg, unseren Kunden moderne Services anzubieten und die Attraktivität des papiergebundenen Briefs im digitalen Zeitalter zu stärken. Uns ist darüber hinaus sehr wichtig, dass die digitalisierten Briefe über eine transportverschlüsselte Datenverbindung an GMX- und WEB.DE-Adressen übertragen werden. Damit gewährleisten wir, dass die strengen deutschen und europäischen Datenschutzstandards eingehalten werden.“
Digitale Briefe in der Cloud archivieren
Im E-Mail-Posteingang der Nutzerinnen und Nutzer von GMX und WEB.DE sind die E-Mails mit dem Logo der Deutschen Post klar gekennzeichnet. Zusätzlich markiert ein blauer Haken, der so genannte „Blue Tick“, den Absender als ‚geprüft und authentisch‘. So lässt sich für Empfänger auf einen Blick nachvollziehen, dass die Nachricht aus einer sicheren Quelle stammt.
Briefinhalte, die der E-Mail im PDF-Format angehängt sind, können mit nur einem Klick entweder heruntergeladen oder direkt aus dem Posteingang in der GMX-Cloud oder im WEB.DE Online-Speicher abgelegt werden. Hier werden die Dokumente auf deutschen Servern sicher und nach den strengen Vorschriften des deutschen Datenschutzes und der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO gespeichert.
Nutzerinnen und Nutzer können die Dokumente in der persönlichen Cloud jederzeit umbenennen, archivieren oder mit anderen teilen. Jedes E-Mail-Konto bei GMX und WEB.DE umfasst mindestens zwei Gigabyte kostenlosen Speicher. Der Zugriff ist sowohl über den Browser als auch über die Smartphone-Apps der beiden E-Mail-Anbieter jederzeit von unterwegs aus möglich. So haben Nutzerinnen und Nutzer künftig auch ihre Briefpost immer dabei.
So funktioniert Postscan
Alle scanbaren Sendungen, z. B. Postkarten, Briefsendungen oder Einschreiben, werden in einem automatisierten Prozess in einem der Scan-Zentren der Deutschen Post eingescannt und anschließend digital bereitgestellt. Die Original-Dokumente werden aufbewahrt und einmal im Monat konsolidiert an die Empfangsadresse oder an eine alternative Zustellanschrift des Kunden zugestellt. Postscan ist sowohl dauerhaft als auch temporär, z. B. bei Urlaub oder beruflichen Reisen, nutzbar. Der Service ist zudem mit einer Frist von sieben Tagen kündbar. Die digitalen Dateien werden im Shop der Deutschen Post automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Die per E-Mail weitergeleiteten Postscans können hingegen kundenindividuell in den persönlichen E-Mail-Ordnern abgelegt und so auch länger aufbewahrt werden. Der Service „Postscan“ kostet 14,99 Euro monatlich, die jetzt startende, optionale E-Mail-Weiterleitung der Dateien ist für die Kunden kostenfrei.
