Schritt 1: Mit Ordnern arbeiten
Um Übersicht ins Postfach zu bekommen, werden im ersten Schritt Ordner angelegt. Die Ordner sollten grob die wichtigen Kategorien der E-Mails abdecken, die Sie bekommen. Das können beispielsweise Verträge, Reisen oder Hobbies sein. So sind E-Mails direkt parat, wenn Sie gebraucht werden.
Schritt 2: Das Intelligente Postfach aktivieren
Eine weitere Übersicht verschafft das Intelligente Postfach von GMX. Sobald die Funktion aktiviert ist, sortiert das Postfach durch Künstliche Intelligenz alle E-Mails mit Shopping-Bezug in den Ordner „Online-Bestellungen“ ein. Zusätzlich kann der Versand-Status der Bestellungen in Echtzeit direkt im Postfach eingesehen werden. Die Aktivierung erfolgt über den Reiter „E-Mail – Einstellungen – Ordner – Intelligentes Postfach“.
Schritt 3: Filterregeln bestimmen
Eine sehr nützliche Funktion bei den Aufräumarbeiten im Postfach sind Filterregeln. E-Mails bestimmter Absender oder auch nach Betreff werden so automatisch in den dafür angelegten Ordner einsortiert. Wenn also beispielsweise eine Filterregel für die monatliche Rechnung des Mobilfunk-Anbieters bestimmt wird, dann landen alle zuvor empfangenen und künftig eintreffenden Rechnungen in dem ausgewählten Ordner. Filterregeln können im GMX Postfach unter „E-Mail – Einstellungen – Ordner – Filterregeln“ angelegt und wieder deaktiviert werden.
Zusätzlich sollten Spam-Mails in den Spam-Ordner von GMX einsortiert und nicht gelöscht werden. So wird der persönliche Filter trainiert und die unerwünschten E-Mails landen künftig direkt im Spam-Ordner und nicht mehr im Posteingang.
Schritt 4: Ungelesene Nachrichten bearbeiten
Es gibt zwei Sorten E-Mailer: Die Organisierten, die keine einzige ungeöffnete E-Mail im Postfach haben und die Sorte, die ungeöffnete E-Mails im Postfach hortet. Im Normalfall sind die angesammelten ungelesenen E-Mails nicht wichtig und können gelöscht werden – schließlich hätte man sie sonst ja geöffnet. Das Löschen muss nicht per Handarbeit passieren: Durch einen Klick auf das Kästchen oberhalb des Posteingangs – „Auswählen: Ungelesene“ werden die E-Mails markiert und mit dem Klick auf „Löschen“ in den Papierkorb verschoben. Zuvor sollte allerdings durch einen kurzen Check sichergestellt werden, dass sich darunter keine wichtigen E-Mails befinden.
Schritt 5: Systematische Verwaltung der E-Mails
Die Ordner sind angelegt, Filterregeln erstellt, die Flut an ungelesenen E-Mails bewältigt. Soweit so gut. Doch nun gilt es, den Posteingang auf Vordermann zu bringen und ein effizientes Bearbeitungssystem einzuführen.
Die effizienteste Methode, ein E-Mail-Postfach ordentlich zu halten, ist die sogenannte „Get Things Done“-Methode. Ziel ist es, nur aktuell relevante E-Mails im Posteingang zu behalten und alle erledigten oder rein informativen E-Mails zu löschen oder in die angelegten Ordner zu kategorisieren. Zugegeben, dieser Schritt kann je nach Postfach-Größe einige Zeit dauern.
Auch wer diese Methode nicht einsetzen möchte, sollte sein Postfach ordentlich ausmisten. Vor allem Newsletter, Werbung und inhaltlich unwichtige E-Mails können direkt gelöscht werden. Diese Mails werden wahrscheinlich nie wieder gelesen und nehmen nur wertvollen Speicherplatz weg.
Schritt 6: Benachrichtigungen und Newsletter abbestellen
Um das E-Mail-Aufkommen im Postfach zu reduzieren, sollten nur die Newsletter-Abos bestehen bleiben, die regelmäßig geöffnet werden oder gute Angebote und relevante Informationen enthalten. Newsletter können mit einem Klick auf „Newsletter abbestellen“ direkt im Postfach deaktiviert werden. Auch sonstige Werbemails, Verteiler oder Informationsmails, sollten auf die wichtigen Adressaten beschränkt werden.
