Fünf Tipps für ein sauberes und sicheres E-Mail-Postfach in 2023

Traditionell startet das neue Jahr bei vielen mit dem Neujahrsputz, endlich hat man die Zeit, Liegengebliebenes aufzuräumen und einmal gründlich durchzuwischen. Aber nicht nur der Haushalt hat ein bisschen Pflege verdient, auch das digitale Leben lässt sich jetzt ganz einfach auf Vordermann zu bringen. Sinnvoll sind zum Beispiel Maßnahmen für mehr Sicherheit und Ordnung im E-Mail-Postfach. Hier kommen fünf Tipps für den „Digitalen Neujahrsputz“.

27. Dezember 2022 von André Fertich

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1. Passwort sicherer machen 

Im E-Mail-Postfach liegt oft ein ganzes digitales Leben: Von Konzert- oder Flugtickets über Rechnungen vom Online-Shopping bis hin zur privaten Terminplanung.
Um so wichtiger ist es deswegen, das E-Mail-Postfach mit einem besonders sicheren Passwort zu schützen. „Sicher“ bedeutet in dem Zusammenhang vor allem lang und komplex: Je länger ein Passwort ist und je mehr unterschiedliche Zeichen verwendet werden, desto schwieriger ist es zu knacken. Ein starkes Passwort besteht aus mindestens acht, besser zwölf Zeichen und setzt sich aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zusammen.

Ein kleiner Trick: Mit der Satzmethode kann man sich problemlos auch ein langes Passwort merken. Hierbei denkt man sich einen Satz aus und reiht die Anfangsbuchstaben aneinander. Einzelne Zeichen kann man dann noch durch Zahlen oder Sonderzeichen ersetzen. Aus dem Satz “Ich mag gerne Eis und Schokolade zum Frühstück, das schmeckt mir besonders gut” wird so das Passwort “1mgE&SzF,dsmbg”.

2. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Wer die Sicherheit seines E-Mail-Postfachs weiter erhöhen möchte, kann die Zwei- Faktor-Authentifizierung, kurz „2FA“ aktivieren. Ist die 2FA eingerichtet, muss zukünftig bei jedem Login ins Postfach nicht nur das Passwort, sondern zusätzlich ein zweiter Faktor, beispielsweise ein einmaliger Zahlencode aus einer Handy-App eingegeben werden – ganz wie beim Onlinebanking. Selbst wenn also das eigene Passwort mal verloren gehen sollte: Ohne den zweiten Faktor (zum Beispiel das Handy des Kontoinhabers) hat niemand Zugriff auf die privaten Daten im E-Mail-Konto.

3. Spamordner und Papierkorb aufräumen

Ein Blick in Spamordner und Papierkorb kann sich lohnen: Hier schlummern oft jede Menge E-Mails mit großen Anhängen, die unnötig Speicherplatz im Postfach belegen. Wer solche Nachrichten endgültig löscht, macht Platz für Neues. Man kann Löschfristen auch selbst definieren: So wird zum Beispiel der Papierkorb standardmäßig nach 30 Tagen automatisch geleert.

4. Mehr Ordnung durch Filterregeln

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt ganz besonders auch fürs E-Mail-Postfach: Täglich landen jede Menge Mails im Posteingang. Da kann es schon schwerfallen, den Überblick zu behalten. Wer sich’s einfach machen will, legt eigene Ordner für bestimmte Themen oder Projekte im Postfach an. Filterregeln sorgen dann dafür, dass bestimmte E-Mails automatisch im passenden Ordner landen. Sie können in diesen Regeln beispielsweise festlegen, dass eingehende E-Mails eines Absenders automatisch immer in einen bestimmten Ordner sortiert werden – oder E-Mails mit bestimmten Betreffs immer im Spamverdacht-Ordner.

Auch Sperr- und Erwünscht-Listen sorgen für Ordnung im Postfach. Mit einer Sperrliste lassen sich unliebsame Absender blockieren. Deren Nachrichten landen dann direkt im Spam-Ordner. Die Erwünscht-Liste funktioniert genau umgekehrt: Die dort eingetragenen Absender werden künftig nicht mehr als Spam klassifiziert.

 5. E-Mail-App aufs Smartphone laden

E-Mails unterwegs auf dem Smartphone dabei zu haben ist praktisch: So hat man jederzeit Zugriff auf Bahntickets, Rechnungen oder Versandbenachrichtigungen vom letzten Online-Einkauf. Die E-Mail-App des Betriebssystems hilft dabei allerdings nur bedingt weiter – viele Sonderfunktionen wie Cloud-Speicher-Anbindung, Adressbuch oder intelligente Ordner stehen in einem einfachen E-Mail-Client nicht zur Verfügung. Wer alle Features seines Postfachs in die Hosentasche stecken möchte, sollte einen Blick auf die Apps des eigenen E-Mail-Anbieters werfen.

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